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Estruturando o sistema de gestão: descrição de cargo, responsabilidade e competência

Entenda porque estruturar a documentação, como elaborar seu documento e baixe um modelo exclusivo!

Publicado em
August/2019

Dentro os vários processos que envolvem um sistema de gestão, a determinação de definição de cargo, responsabilidade e competência é um dos primeiros processos a ser montados, já que, a partir dele, as funções serão permeadas. Serve de referência para contratações de novos funcionários e auxilia na definição de movimentação interna para ocupação de cargos.

Essa determinação também é importante para a melhoria contínua do sistema de gestão, permitindo que cada colaborador tenha, de cor, o que precisa fazer como parte do sistema de gestão.

Independente do porte de sua empresa, segmento em que atua ou mesmo se possui ou não uma certificação, a descrição de cargo, responsabilidade e competência é um documento fundamental para auxiliar a organização a se estruturar melhor e conseguir enxergar melhor a responsabilidade dos colaboradores, fazendo com que o acompanhamento das atividades seja mais fácil.


O que é esse documento?
A descrição de cargo, responsabilidade e competência faz parte do início da estruturação de um sistema de gestão. 

Ela é um dos processos necessários para o bom desenvolvimento da organização, melhoria contínua do sistema de gestão e especifica, para os colaboradores, o que devem fazer em seu dia a dia e o que precisam ter para conseguir o cargo que almejam.

Para os gestores, serve de apoio no acompanhamento das atividades de cada colaborador, permitindo avaliar, cobrar e acompanhar seu desenvolvimento, além de intervir com as medidas necessárias para acrescer tais competências e avaliar a eficácia das ações tomadas.


Qual a função do documento de descrição de cargo, responsabilidade e competência?
Para que qualquer empresa seja capaz de atingir seus objetivos, é necessário que todos os colaboradores estejam alinhados com esses mesmos objetivos, ou seja, que todos trabalham em conjunto para promover o crescimento e manutenção da organização no mercado.

E, para que cada colaborador seja capaz de exercer seu papel da melhor forma, a organização deve estabelecer não apenas seu cargo, mas também quais as suas responsabilidades nesse cargo e quais as competências necessárias para que ele possa desenvolver sua função da melhor forma possível.




Para que é utilizada a descrição de cargo, responsabilidade e competência?

Tanto no sentido de contratação, alteração de cargo e para colaboradores já contratados, é necessário que cada colaborador saiba de sua importância para o sistema de gestão, seja ela direta ou indireta.

Os motivos são vários:

  • no caso de colaboradores que já estão exercendo sua função, fica mais visível para cada um o papel que executam dentro do sistema de gestão, principalmente para aqueles que não estão exatamente ligados com a área, que podem acabar com a impressão de seu trabalho não interfere no funcionamento do sistema.
  • no caso de contratação de novos colaboradores, com a descrição completa do cargo, as responsabilidades atreladas a ele e quais competências são necessárias, fica muito mais fácil encontrar um novo candidato.
  • para a alteração de cargo de um colaborador que já está dentro da empresa, essa descrição pode acrescentar responsabilidades e competências observadas nesse colaborador, tornando a visão do cargo mais robusto. Essa descrição também permitirá que os responsáveis possam avaliar se um determinado colaborador dentro da organização pode suprir a nova vaga que surgiu, ou se é necessário à contratação direta de um novo colaborador.

 

A competência necessária de um determinado cargo

Muito além do grau de instrução, podemos dizer que a competência é o conjunto de atributos que podem ser mensuráveis, incluindo as técnicas e comportamentos que os colaboradores possuem que permitem atingir de forma satisfatória os resultados pretendidos pela sua posição.

Ao definir as competências necessárias para uma determinada posição, é possível acompanhar mais facilmente não apenas o desenvolvimento do colaborador, mas também quais ações se fazem necessárias para adquirir essa competência, como novos treinamentos, por exemplo.; e a eficácia das ações tomadas.


Uma vez o documento pronto...

...é só reter a informação documentada e pronto, simples assim.

Simples, mas não suficiente.

Como parte de todo um Sistema de Gestão, o documento requer periódica atualização para cada cargo (como parte da melhoria contínua), além do desenvolvimento de novos documentos para cada novo cargo que surgir na organização.


A importância da informação documentada

Muitas pessoas respondem que reter a informação documentada ou mesmo elaborar essa documentação não se faz necessário, uma vez que cada colaborador sabe seu papel.

Mas é necessário pensar um pouco além da praticidade.

Apesar de parecer um “trabalho a mais” a ser feito, ao desenvolver essa documentação (e atualizá-la constantemente e conforme demanda), a organização estará se organizando melhor e também estará se preparando para um sistema de gestão ou certificação: “reter esses documentos e aprendizado faz parte também do conhecimento organizacional, ou seja, o conhecimento específico que a organização obteve por experiência e informação que é usada e compartilhada para atingir os objetivos da organização”, conforme o requisito 7.1.6, um dos novos itens da norma ISO 9001:2015

Esse conhecimento deve estar a serviço e sob o controle da organização.

Ou seja, no caso de ausência de um funcionário (por enfermidade, férias ou desligamento), a organização é detentora do conhecimento necessário para fazer com que cada processo continue funcionando normalmente e sem interferências.




A estrutura do documento

A elaboração da documentação fica a cargo da empresa, podendo utilizar um modelo que já tenha pronto.

É possível encontrar vários modelos pela internet, inclusive, disponibilizamos um modelo bem simples e funcional que você pode personalizar e utilizar ou até mesmo utilizar de base para criar o seu.

O importante é que o documento contenha os dados básicos necessários sobre cada cargo.

Deve ser descrito o cargo ocupado, as responsabilidades atribuídas aquele cargo e as competências necessárias para que o produto final ofertado por aquele cargo seja satisfatório.


Baixe nosso modelo e estruture seu documento!

Depois de entender melhor o que é a descrição de cargo, responsabilidade e competência e como montá-lo, é hora de pôr a mão na massa!

Para facilitar na elaboração, disponibilizamos um modelo que você pode baixar aqui e adaptar de acordo com as necessidades de sua organização.

Lembrando que, ao contar com a consultoria da Qualtec, nossos profissionais irão orientá-lo na montagem de cada documento, por isso, não hesite em nos contatar e saber mais sobre como funciona nosso trabalho.



Nossa equipe quer saber: quais são suas dificuldades no sistema de gestão?

Sua empresa já é certificada ou pensa em ao menos estruturar um sistema de gestão?


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