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De burocrática a prática, a nova versão da ISO 9001:2015 reduz a quantidade de documentação necessária no Sistema de Gestão da Qualidade

Quando falamos em ISO 9001 e Sistema de Gestão da Qualidade, uma das primeiras imagens que nos vem à cabeça é uma montanha de papéis: a versão 2008 da ISO 9001 ficou conhecida pelo estigma de burocrática, já que a documentação necessária para a norma era extensa. Tratada no item 4.2 – Requisitos de Documentação, que se subdividia nos itens 4.2.3 – Controle de Documentos e 4.2.4 – Controle de Registros, a documentação era o guia do SGQ. Os itens previam uma série de documentos que eram necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade, como a política da Qualidade, o Manual da Qualidade e os Objetivos da Qualidade.

O que mudou na versão 2015 da ISO 9001 quanto a documentação?
Já a nova versão da norma trouxe confusão justamente pelo contrário. Diferente de sua antecessora, a ISO 9001:2015 trata a documentação como um apoio ao Sistema de Gestão da Qualidade, sendo menos prescritiva e definindo como mandatórios apenas o Escopo, Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade, além de dar um espaço maior para que a organização determine quais documentos são realmente importantes e pertinentes para serem mantidos no SGQ (item 7.5.1 da ISO 9001:2015).

Dados, documentos e sigilo no SGQ
Visando uma maior facilidade de acesso, a ISO 9001:2015 também determina que as informações documentadas sejam protegidas – garantindo sua confidencialidade -, mas que também estejam disponíveis e apropriadas para uso onde e quando necessárias. Os documentos devem conter identificação e descrição, para que os colaboradores utilizem sempre a última versão dos arquivos.  Ou seja, a quantidade de dados aumenta enquanto o número de documentos diminui, já que são poucos os documentos mandatórios e muitos os dados que devem constar em cada informação documentada.

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